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Organizzare un evento non è uno scherzo, sbagliare e’ facile

Abbiamo ampiamente discusso su tutto quello che un professionista del settore deve avere bene a mente quando organizza un evento, dalla location alla scelta degli allestimenti, alla qualità degli arredi.

Ma quali sono gli errori da non commettere quando si pianifica un allestimento? Cosa significa organizzare un evento di successo?

Tutti gli event planner sanno che una pianificazione perfetta è fondamentale: organizzare un evento, studiarne i dettagli, prevedere le necessità dei potenziali avventori sono passaggi fondamentali che non vanno trascurati.

Soffermandoci maggiormente sugli errori più comuni che si possono commettere nella scelta del giusto allestimento, scopriremo come in realtà questi errori siano strettamente collegati e diretta conseguenza di una organizzazione generale superficiale e frettolosa.

Per prima cosa il budget evento: avere bene a mente un budget su cui lavorare è la prima cosa da fare quando si organizza un allestimento, bisogna evitare di affrontare spese difficilmente sostenibili con la conseguenza di ritrovarsi sommersi da richieste di pagamento infinite e il rischio di distogliere l’attenzione dall’organizzazione vera e propria.

Evitare per quanto possibile che i propri gusti personali possano influenzare la scelta stilistica del vostro allestimento: a volte il singolo gusto personale rispecchia stili diversi, questo può portare a noleggiare elementi di arredo di design senza la minima coerenza tra di loro.

Il rischio è quello di scegliere elementi sicuramente funzionali singolarmente ma del tutto incoerenti nell’ insieme , questo tipo di errore, molto frequente, spesso è dettato dalla smania di seguire ossessivamente le tendenze del momento, che però possono cambiare ogni anno, se non addirittura ogni stagione.

Elementi troppo diversi tra loro generano confusione e non rispettano la riconoscibilità immediata che ogni location deve invece avere.

Stile, colore, illuminazione ad hoc: tutto deve essere assemblato e costruito con una certa coerenza.

Tavolo Daylight Tondo Luminoso
Consolle Troppy
Bancone bar Montmelò Bianco

Un’ altra cosa che un organizzatore di eventi deve assolutamente evitare è sbagliare l’illuminazione e il colore dominante dell’intero evento.

Scegliere la giusta colorazione non è cosa da poco, bisogna fare attenzione ad individuare il colore e la tonalità da accostare al tipo di arredamento scelto, cercando di essere in sintonia con lo stile e con il design di ogni singolo ambiente.

L’errore più comune che si può commettere in questo senso è quello di utilizzare troppi colori e che questi entrino in contrasto tra di loro, oppure utilizzare una tonalità poco in linea con la stagione, il tema della serata e l’allestimento scelto.

Anche le dimensioni della location influiscono sulla scelta del colore dominante da usare; se ci troviamo a dover lavorare in un ambiente di piccole dimensioni le tonalità scure sono del tutto sconsigliabili.

Se la scelta del colore può indurre in errore, la collocazione dei punti luce è ancora più facile da sbagliare: ci si può ritrovare con delle ambientazioni prive di luce, o con una “fotografia” troppo soffusa, al contrario si può scadere facilmente nel pacchiano ed avere un illuminazione decisamente invadente, che vada quasi a distrarre o infastidire gli ospiti di quell’evento.

In questo senso elementi luminosi come tavoli, sedute, consolle e set modulari offrono un ampia gamma di scelta per un allestimento coerente ed in linea con l’evento organizzato.

Infine, ma non certo per importanza, c’e’ la questione delle tempistiche di allestimento, smontaggio, ordine e pulizia.

Gli errori relativi alla tempistica non devono essere fatti; quando si sceglie una location e i giorni in cui questa viene prenotata, non si tiene conto delle tempistiche relative ai lavori di allestimento, successivo smantellamento e ovviamente pulizia, sono regole molto importanti che ogni organizzatore di eventi deve tenere a mente quando si pianifica l’evento.

Ambientazione di eventi
Tavolo Ring
Tavolo luminoso Daylight tondo

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